เทคนิคการจัดสัมมนาให้มีประสิทธิภาพ
“เทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพ”
ยุคปัจจุบันที่ความรู้มาได้จากทุกหนแห่ง
ไม่ใช่แค่เพียงเวลางานหรือเวลาเรียน การประชุมสัมมนาต่างๆ
จึงเป็นอีกช่องทางที่จะได้เผยแพร่ พูดคุย และแลกเปลี่ยนความรู้กัน
โดยมีผู้เข้าร่วมมาจากทุกหนแห่ง เพราะฉะนั้นการประชุมสัมมนาจึงได้รับความนิยมมาขึ้นกว่าเมื่อก่อนเป็นอย่างมาก
ไม่ว่าจะเป็นประชุมสัมมนาภายในองค์กรหรือภายนอกองค์กร
ต่างก็มีหลายเรื่องให้ได้ศึกษาและเรียนรู้
เมื่อมองมาในฝั่งผู้จัดงาน
เพื่อนๆ รู้หรือไม่ว่าถ้าหากเราอยากจะจัด
ประชุมสัมมนาสักเรื่องหนึ่ง เราควรจะเริ่มจากตรงไหน
การจัดประชุมสัมมนานอกจากความรู้และทุนทรัพย์เพียงสองอย่างอาจะไม่เพียงพอให้เกิดความสำเร็จได้
จุดที่สำคัญที่สุดคือเพื่อนๆ
จะต้องรู้เทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพเสียก่อนจะเริ่มกระบวนการทั้งหมดต่างหาก
ว่าแล้วเราก็มาดูกันเลยดีกว่าว่าเทคนิคแบบมืออาชีพที่จะพาเพื่อนๆ
ผู้จัดไปสู่ความสำเร็จในการจัดประชุมสัมมนานี้มีอะไรกันบ้าง
ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการทุกๆ ขั้นตอน
ผู้จัดจำเป็นที่จะต้องกำหนดจุดประสงค์งานก่อนเป็นอย่างแรก
การที่รู้ว่าตัวเองจะต้องทำอะไร ต้องการจะสื่ออะไร จะทำให้ข้อมูลที่ออกมา เป็นรูปเป็นร่างยิ่งขึ้น
นอกจากตัวผู้จัดเองจะรู้แล้วว่าสิ่งที่กำลังทำคืออะไร
การกำหนดจุดประสงค์อย่างชัดเจนก็จะทำให้มีการวางแผนงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
ผู้เข้าสัมมนาก็จะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง เป็นการตัดไฟแต่ต้นลม
หากผู้จัดมีข้อมูลในส่วนนี้เตรียมพร้อมไว้ ไม่ว่าคำถามไหนๆ ที่จะเข้ามา
ก็จะสามารถตอบได้อย่างแน่นอน เป็นผลดีกับทั้งสองฝ่ายอย่างเป็นได้ชัด
2. ศึกษากลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียด
เมื่อกำหนดและวางแผนเรียบร้อยแล้ว
ก็จะต้องมาศึกษากลุ่มเป้าหมายที่เลือกไว้อย่างละเอียดอีกรอบ
ต้องวางแผนการประชาสัมพันธ์ให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่สุด หากไม่ทำขั้นตอนนี้
ประชุมสัมมนาที่จะจัด ก็อาจจะไม่มีคนเข้ามาร่วมฟังได้
ในขั้นตอนนี้อาจรวมไปถึงการออกแบบและการใช้ภาษาในการประชาสัมพันธ์อีกด้วย
ความเป็นมืออาชีพอีกอย่างหนึ่งที่ขาดไม่ได้คืองานของเพื่อนๆ
ควรที่จะมีการประชาสัมพันธ์ออกไปทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษนั่นเอง
รวมถึงโปสเตอร์หรืออาร์ตเวิร์กต่างๆ ของงาน ก็ควรที่จะมีการออกแบบที่ดี
ดูเป็นมืออาชีพ
เพราะนี่เป็นการสร้างความน่าเชื่อถือในการเชิญชวนให้มาร่วมสัมมนาอย่างหนึ่งก็ว่าได้
3. เลือกสถานที่ที่เหมาะสม
การเลือกสถานที่ให้เหมาะสมกับประเภทการจัดงานสัมมนาก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน
รายละเอียดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการจัดวางโต๊ะ การจัดวางเก้าอี้
ขนาดของห้องหรือสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ
ทุกอย่างควรคำนึงถึงจำนวนผู้เข้าร่วมงานและประเภทของผู้เข้าร่วมสัมมนาเป็นต้น
รวมถึงต้องคำนึงถึงการเดินทางอีกด้วยว่า สถานที่ที่เลือกนั้นเหมาะสมหรือเปล่า
มีที่จอดรถหรือไม่ หรือว่าควรจะจัดสถานที่ที่ใกล้รถไฟฟ้า
สำหรับหัวข้อนี้ก็เป็นการบ้านอีกอย่างที่จำเป็นต้องทำ
4. มองหาวิทยากรที่เหมาะสมกับหัวข้อที่จัดตั้งขึ้น
เทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพอีกอย่างหนึ่งก็คือการมองหาวิทยากรที่เหมาะกับหัวข้อที่กำหนดนั่นเอง
ในประเทศไทยมีวิทยากรมากมาย ขึ้นอยู่กับว่าผู้จัดนั้นจะเลือกได้เหมาะสมหรือไม่
แน่นอนว่าวิทยากรที่ดีไม่ใช่วิทยากรที่ผู้คนรู้จักเยอะเพียงอย่างเดียว
แต่วิทยากรที่ดีที่เหมาะสมนั้น
จะต้องทำการควบคุมบรรยากาศภายในงานพร้อมทั้งถ่ายทอดความรู้ได้อย่างเป็นธรรมชาติต่างหาก
เรียกได้ว่าวิทยากรเป็นหัวใจของการจัดสัมมนาเลยทีเดียว
5. ละเอียด รอบคอบ
พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึง
ดูเหมือนจะเป็นพื้นฐานของผู้จัดอยู่แล้วในข้อนี้
แต่รู้หรือไม่ว่ามีผู้จัดหลายๆ คนเหมือนกันที่ขาดตรงนี้ไป และทำให้งานมีประสิทธิภาพและความเป็นมืออาชีพน้อยลง
เมื่อเริ่มการสัมมนาแล้ว สถานการณ์ที่คาดไม่ถึงทั้งหลายอาจจะเกิดขึ้นได้
อย่างเช่นการขัดข้องของอุปกรณ์หรือนักสัมมนาก่อความวุ่นวาย
ทุกอย่างล้วนเกิดขึ้นได้ ทางผู้จัดเองก็ควรที่จะมีความละเอียด
รอบคอบและมีแผนสำรองสำหรับเหตุการณ์เหล่านี้ด้วย
6. มีการสรุปใจความของการประชุมสัมมนา
ผู้เข้าร่วมสัมมนาหลายๆ
ท่านอาจจะเกิดความสับสนได้ว่า สุดท้ายแล้วเรามาทำอะไรที่การประชุมสัมมนานี้กันแน่
เพราะฉะนั้นในท่อนสุดท้ายก่อนการปิดงาน
การสรุปใจความสำคัญของการประชุมสัมมนาที่เกิดขึ้นจึงสำคัญอย่างมากเลยทีเดียว
เพียงการสรุปไม่กี่คำ แต่ถ้าหากการสรุปนั้นจับใจความและประเด็นสำคัญออกมาได้
รับรองเลยว่าผู้เข้าร่วมสัมมนาจะต้องแฮปปี้กับข้อมูลที่ได้
พร้อมทั้งสามารถนำข้อมูลที่ได้รับตลอดการประชุมนั้นๆ
ไปต่อยอดจนเกิดประโยชน์ได้อย่างแน่นอน
7. เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุง
เมื่อจบงาน
ก็ถึงเวลาที่ผู้จัดจะต้องนำข้อเสนอแนะต่างๆ มาประมวลผลกันบ้างนั่นเอง
ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลในส่วนของรายรับ รายจ่าย สถิติ การวางแผนงาน
จำนวนผู้เข้าร่วมงานรวมถึงแบบสอบถามที่ทำขึ้น ข้อมูลทุกส่วนล้วนแต่มีประโยชน์ต่อผู้จัดทั้งสิ้น
ไม่ควรปล่อยทิ้งไปแม้แต่นิดเดียว และแน่นอนว่าข้อมูลพวกนี้
ถูกรวบรวมและเก็บไว้เพื่อที่ผู้จัดจะได้นำมาพัฒนาและปรับปรุงในส่วนต่างๆ ต่อไป
เพียงเทคนิค 7
ข้อที่ได้เปิดเผยไป หากเพื่อนๆ ผู้จัดทำได้ตามนี้ทั้งหมด
รับประกันเลยว่างานสัมมนาครั้งหน้าที่จะเกิดขึ้นจะต้องออกมาแบบมืออาชีพและประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน
ว่าแล้วก็เริ่มตรวจสอบกันเลยดีกว่าว่าประชุมสัมมนาของเพื่อนๆ
ที่กำลังจะเกิดขึ้นนั้นขาดขั้นตอนไหนไปบ้างหรือไม่
